Een gebruiker is iets anders dan een medewerker. Een medewerker heeft niet per se toegang tot de applicatie, een gebruiker is iemand die wel toegang heeft tot SOFOS 360® en een bewerking of verwerking hierin uitvoert.

• Ga in het menu links naar Instellingen > Autorisatie > Gebruiker. U ziet een overzicht van de bestaande gebruikers.
• 
• Klik op Nieuw.
• 
• Als u een bestaande medewerker wilt koppelen, klikt u op het zwarte pijltje () naast Medewerker. Alle ingevoerde medewerkers komen dan in beeld waar u een keuze uit kunt maken. Als u dit niet wilt, laat u dit veld op N/B staan.
• Gebruikersnaam: deze dient uniek te zijn en zijn afhankelijk van het beleid binnen uw bedrijf. Voorbeelden zijn: het zakelijke emailadres, een uniek nummer etc.
• Startscherm: u kunt hier kiezen welk startscherm de gebruiker ziet bij het opstarten van de applicatie. U kunt kiezen uit:
  • BOSubstance_ListView (startscherm Stoffen)
  • SubstanceIntranet_ListView (startscherm Informatieportal).
• Als het om een actieve gebruiker gaat, kunt u dit vakje aangevinkt laten staan. Zo niet, bijvoorbeeld omdat de gebruiker nog niet in dienst is, het bedrijf verlaten heeft of om een andere reden niet meer in de applicatie hoeft te kijken, dan laat u deze uitgevinkt. Dit kan ook achteraf aangepast worden.
• Wachtwoord wijzigen bij aanmelden: hiermee kunt u aangeven of dit gewenst is. Voor een individueel account is het aan te raden, maar het hangt altijd af van het beveiligingsbeleid van uw eigen bedrijf of organisatie.
• Respecteer ruimte-autorisatie voor gekoppelde elementen: hier kunt u aangeven of de rechten van het account beperkt zijn tot specifieke ruimtes en alles wat daaraan gekoppeld is.
• Vervolgens koppelt u de rol. Als er geen specifieke rol is toebedeeld, dan wordt automatisch 'Default' meegegeven.
• 
  • Administrators: lokale beheerders van SOFOS 360 ®.
  • Default: standaard account met heel weinig rechten; de gebruiker kan alleen de eigen gebruikersgegevens lezen.
  • Een aantal overige rollen worden bij de implementatie voor u aangemaakt, waarbij u aangeeft welke rol wat moet kunnen.
• U kunt ook zelf rollen aanmaken indien nodig. Zie hiervoor de beschikbare werkinstructie.